1. Administrator i kontakt
Administratorem danych związanych z kontem i działaniem MOJO App jest Grupa MOJO Sp. z o.o., ul. Gwarna 17/5, 50-001 Wrocław, KRS 0001030635, NIP 8943209166, REGON 525061759.
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na kontakt@grupa-mojo.pl albo na adres siedziby. Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych, jego aktualne dane kontaktowe zostaną podane w tej sekcji.
MOJO jest administratorem danych związanych z prowadzeniem Portalu i procesów rekrutacyjnych realizowanych przez MOJO. Klient lub potencjalny pracodawca staje się odrębnym administratorem w zakresie, w którym po otrzymaniu danych samodzielnie decyduje o celu i sposobie ich wykorzystania. Przed pierwszym przekazaniem danych otrzymasz informację identyfikującą ten podmiot i opisującą jego rolę. Jeżeli dla konkretnej współpracy zostanie uzgodniona współadministracja, jej zasady i najważniejsza treść uzgodnień zostaną udostępnione Kandydatowi osobno.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres zależy od roli, wybranej oferty i etapu procesu. Możemy przetwarzać:
- dane konta i kontaktowe - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miasto, kraj, preferowany język i ustawienia konta,
- dane rekrutacyjne - wybrana oferta, dostępność, doświadczenie, kwalifikacje, przebieg zatrudnienia, etapy, decyzje i historia aplikacji,
- komunikację - wiadomości, informacje o nadawcy, stanie wysłania i odczytu oraz ustawienia powiadomień,
- dokumenty - w szczególności CV, dokumenty potwierdzające tożsamość, prawo do pracy, kwalifikacje lub inne wymagania konkretnego etapu,
- dane testów - wybrany język, odpowiedzi, wynik, ocena i - jeśli funkcja zostanie włączona - nagranie głosu oraz jego zapis tekstowy,
- dane organizacyjne - rola pracownika, przypisanie do procesów, historia aktywności, decyzji i zatrudnienia Kandydata,
- dane techniczne i bezpieczeństwa - adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, czas zdarzeń, logi dostępu oraz dowód akceptacji dokumentów.
Nie prosimy o dane szczególnej kategorii, takie jak dane o zdrowiu, pochodzeniu lub przekonaniach, chyba że są rzeczywiście wymagane na konkretnym etapie i istnieje właściwa podstawa prawna. Nie umieszczaj takich informacji w CV ani wiadomości z własnej inicjatywy.
3. Skąd mamy dane
Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie: podczas tworzenia konta, aplikowania, uzupełniania profilu, rozmowy, przesyłania dokumentu lub wykonywania testu. Dane mogą też pochodzić od uprawnionego rekrutera, managera, klienta albo potencjalnego pracodawcy, od wybranego przez Ciebie dostawcy logowania oraz z automatycznych logów bezpieczeństwa Portalu.
Jeżeli otrzymamy dane z innego źródła, przekażemy wymagane informacje w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca, a gdy wcześniej skontaktujemy się z Tobą lub przekażemy dane innemu odbiorcy - najpóźniej przy pierwszym kontakcie albo przed pierwszym udostępnieniem, chyba że prawo przewiduje wyjątek.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| utworzenie konta, logowanie, profil i udostępnienie funkcji Portalu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy o świadczenie usług elektronicznych |
| przyjęcie aplikacji, kontakt i prowadzenie procesu na Twoje żądanie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; gdy wynika to z roli pracodawcy lub przepisu - także art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| organizacja pracy rekruterów, przypisanie procesu, historia decyzji i zapewnienie ciągłości obsługi | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes polegający na sprawnym i rozliczalnym prowadzeniu rekrutacji |
| odnotowanie wyniku rekrutacji, podjęcia pracy i miejsca wykonywania pracy oraz zapewnienie ciągłości obsługi po zatrudnieniu | art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, gdy MOJO uczestniczy w zatrudnieniu lub realizuje obowiązek prawny; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - dokumentowanie wyniku procesu i właściwa obsługa Kandydata |
| wymagane dokumenty, testy i potwierdzenie przygotowania do zatrudnienia | art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO; dla danych szczególnych wyłącznie właściwa przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO |
| bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom, audyt i rozwiązywanie błędów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - ochrona Użytkowników, danych i Portalu |
| wykonanie obowiązków prawnych oraz obsługa żądań dotyczących danych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| przyszłe rekrutacje niezwiązane z bieżącą aplikacją | wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody - art. 6 ust. 1 lit. a RODO - jeżeli taka funkcja zostanie udostępniona |
| marketing e-mail, SMS lub telefon | wyłącznie po odrębnej zgodzie wymaganej przez właściwe przepisy; ustawienia powiadomień o aktywnym procesie nie są zgodą marketingową |
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Utworzenie konta wymaga podania co najmniej danych oznaczonych jako wymagane. Bez nich nie możemy utworzyć konta, potwierdzić tożsamości użytkownika ani świadczyć żądanej usługi. Dane potrzebne do konkretnej rekrutacji wynikają z oferty, etapu i właściwych przepisów; brak takich danych może uniemożliwić ocenę aplikacji lub dalszy udział w procesie.
Dane oznaczone jako opcjonalne są dobrowolne. Odmowa podania danych, które nie są potrzebne do rekrutacji, nie może być podstawą gorszego traktowania.
6. Kto może otrzymać dane
Dostęp otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują danych do swoich zadań i mają odpowiednie uprawnienia. Dane mogą być przekazywane:
- rekruterom, managerom oraz osobom obsługującym konkretny proces,
- klientowi lub potencjalnemu pracodawcy w zakresie potrzebnym do rozpatrzenia aplikacji lub przygotowania zatrudnienia,
- podmiotom zapewniającym hosting, uwierzytelnianie, komunikację, przechowywanie plików, bezpieczeństwo, kopie zapasowe i obsługę informatyczną,
- dostawcom poczty, SMS, transkrypcji, testów lub funkcji wspierających pracę - tylko po włączeniu danej funkcji i w wymaganym zakresie,
- doradcom prawnym, księgowym, audytorom, ubezpieczycielom i organom publicznym, gdy istnieje podstawa prawna.
Podmioty działające na zlecenie MOJO otrzymują wyłącznie dane potrzebne do usługi i są związane odpowiednimi obowiązkami poufności i ochrony danych.
7. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre podmioty wspierające Portal mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się tylko na podstawie mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z oceną i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.
Informację o zastosowanym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, kontaktując się z MOJO.
8. Jak długo przechowujemy dane
- Konto i profil - przez okres korzystania z Portalu; po zamknięciu tylko przez czas potrzebny do wykonania żądania, obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń.
- Dane konkretnej rekrutacji - przez czas procesu, a po jego zakończeniu co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dalsze przechowywanie wynika z zatrudnienia, obowiązku prawnego, trwającego sporu albo odrębnej zgody.
- Dokumenty - do czasu zakończenia celu, dla którego ich zażądano; dokumenty o podwyższonym ryzyku usuwamy wcześniej, gdy nie są już potrzebne.
- Wiadomości, historia etapów i decyzji - zgodnie z okresem właściwym dla procesu, z możliwością dłuższego zachowania ograniczonego zapisu audytowego, gdy jest potrzebny do ochrony roszczeń lub wykazania prawidłowości działań.
- Informacja o podjęciu pracy i miejscu pracy - przez czas świadczenia przez MOJO usług związanych z zatrudnieniem lub koordynacją, a następnie przez okres wynikający z właściwych obowiązków pracowniczych, podatkowych, ubezpieczeniowych i przedawnienia roszczeń. Jeżeli zapis dokumentuje wyłącznie wynik rekrutacji, stosujemy okres właściwy dla danych konkretnego procesu.
- Nagrania odpowiedzi językowych - jeśli funkcja jest aktywna, maksymalnie przez 90 dni od przekazania nagrania; wynik i zatwierdzony zapis tekstowy mogą być przechowywane jak pozostałe dane procesu.
- Dowody akceptacji i realizacji praw - przez okres potrzebny do wykazania zgodności oraz przedawnienia związanych roszczeń.
- Logi bezpieczeństwa - przez okres proporcjonalny do ryzyka i celu, a dłużej wyłącznie wtedy, gdy konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
9. Twoje prawa
W zależności od podstawy przetwarzania możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej udzielenie.
Żądanie możesz złożyć w ustawieniach konta albo wysłać na kontakt@grupa-mojo.pl. Przed realizacją możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Profilowanie i decyzje automatyczne
Portal nie podejmuje wobec Kandydata decyzji wyłącznie automatycznie, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Testy, podsumowania i podpowiedzi mają charakter pomocniczy, a odpowiedzialność za ocenę, wiadomość i zmianę etapu pozostaje po stronie uprawnionej osoby.
Jeżeli w przyszłości sposób działania ulegnie zmianie, przed uruchomieniem odpowiedniej funkcji przekażemy wymagane informacje o zasadach, znaczeniu i możliwych konsekwencjach oraz zapewnimy właściwe prawa Użytkownika.
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy kontrolę ról i przypisań, ograniczenia dostępu do procesów, rejestrowanie istotnych zmian, prywatne przechowywanie plików oraz środki służące wykrywaniu nadużyć i ograniczaniu skutków utraty danych. Żaden sposób transmisji ani przechowywania nie usuwa jednak całkowicie ryzyka, dlatego regularnie oceniamy zabezpieczenia i ograniczamy zakres przetwarzanych danych.
13. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, zakresu Portalu, dostawców lub sposobu przetwarzania. O istotnych zmianach poinformujemy w Portalu lub na adres konta. Aktualna wersja obowiązuje od 1 września 2026 r..